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專業(yè)行政文秘課程

課程描述
數(shù)百年來，各行各業(yè)都有文秘工作，它是一項(xiàng)常青的、不可或缺的職業(yè)，也是當(dāng)今很多年輕人向往的職業(yè)。文秘是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，接待、策劃會(huì)議、溝通、談判、公文寫作、函電、形象設(shè)計(jì)、公關(guān)關(guān)系都離不開文秘的工作。高水平的文秘工作是保證領(lǐng)導(dǎo)和組織工作效率的重要條件，文秘的形象更是代表著單位的整體形象。但做一個(gè)專業(yè)的、出色的秘書卻不是一件容易的事，需要通過職業(yè)化的訓(xùn)練和實(shí)際工作的歷練才能完成。本課程專門針對(duì)目前職場(chǎng)專業(yè)文秘工作面設(shè)計(jì)，通過兩天系統(tǒng)化的梳理和強(qiáng)化，相信會(huì)給您最專業(yè)的職業(yè)指導(dǎo)。

學(xué)員獲益
1.了解專業(yè)秘書/助理的職責(zé)與角色，工作范圍與未來展望。
2.學(xué)習(xí)提升工作效率的技巧，包含檔案管理、時(shí)間管理、會(huì)議管理，以及上司的行程管理。
3.學(xué)習(xí)職場(chǎng)中的人際關(guān)系處理與溝通協(xié)調(diào)技巧，成為上司的得力助手。
4.學(xué)習(xí)專業(yè)秘書/助理的禮儀與應(yīng)對(duì)技巧，塑造專業(yè)的形象。

授課方式：
啟發(fā)式互動(dòng)教學(xué)、小組討論、案例分析、角色扮演、培訓(xùn)游戲、模擬演練

授課對(duì)象：
1～3年工作經(jīng)驗(yàn)的初級(jí)秘書助理，及有志從事文秘工作的人士

課程大綱
一、九段秘書的角色認(rèn)知、思維模式和意識(shí)要求
1.專業(yè)秘書/助理的定義與職業(yè)價(jià)值
行政人員的角色扮演：管家、助手、人際
企業(yè)需要什么樣的行政人員
2.認(rèn)清秘書/助理的十四項(xiàng)職責(zé)
3.準(zhǔn)確自我定位
初級(jí)：事務(wù)性文員
中級(jí)：事務(wù)性文員＋協(xié)助管理
高級(jí)：獨(dú)立管理＋事務(wù)處理
4.九段秘書能力實(shí)例
1)一段秘書發(fā)通知
2)二段秘書抓落實(shí)
3)三段秘書重檢查
4)四段秘書勤準(zhǔn)備
5)五段秘書細(xì)準(zhǔn)備
6)六段秘書做記錄
7)七段秘書定責(zé)任
8)八段秘書追結(jié)果
9)九段秘書做流程
5.專業(yè)秘書/助理的工作法則
擺正位置
積極主動(dòng)
細(xì)心準(zhǔn)確
嚴(yán)守機(jī)密
誠懇有禮

二、會(huì)務(wù)組織及管理的工作事項(xiàng)（會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后）
一、會(huì)議面面觀
1．會(huì)議的重要性
2．會(huì)議的目的
3．會(huì)議的種類
4．會(huì)議的頻率
5．會(huì)議成本的計(jì)算
二、跨越會(huì)議“陷阱”
1．[陷阱]會(huì)議太頻繁
2．[陷阱]會(huì)議時(shí)間太長(zhǎng)
3．[陷阱]領(lǐng)導(dǎo)太獨(dú)裁
4．[陷阱]討論結(jié)構(gòu)松散
三、會(huì)議管理的前中后期工作注意點(diǎn)
一、開會(huì)前的準(zhǔn)備工作
1．如何判斷會(huì)議是否舉行
2．會(huì)議準(zhǔn)備的內(nèi)容
3．主持人如何做會(huì)議準(zhǔn)備
二、成功會(huì)議的五種策略
1．如何做開場(chǎng)白
2．如何分配發(fā)言時(shí)間
3．如何掌握議事進(jìn)度
4．如何達(dá)成會(huì)議決策
三、會(huì)議中的溝通與反饋技巧
1．會(huì)議中的溝通技巧
2．會(huì)議中的反饋技巧
四、主持人的會(huì)議管理技巧
1．傾聽技巧
2．講話技巧，如何調(diào)動(dòng)參會(huì)人員積極性
3．情景模擬
五、會(huì)議記錄
1．記錄者功能和勝任條件
2．對(duì)會(huì)議記錄的十大建議
3．團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)
六、會(huì)后跟進(jìn)
1．參會(huì)者如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn)
2．主持人如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn)
3．如何提高下次會(huì)議質(zhì)量

三、專業(yè)秘書/助理的接待禮儀與應(yīng)對(duì)技巧
1.商務(wù)用語禮儀
交談禮儀
接打電話禮儀與技巧
電子禮儀：電子郵件、手機(jī)、傳真等
2.商務(wù)往來禮儀
專業(yè)的接待態(tài)度
招呼技巧
介紹時(shí)的原則
握手技巧
交換名片
行進(jìn)間、乘坐電梯、坐車的禮儀
不同的送客方式
拜訪的宜與不宜
饋贈(zèng)禮儀
3.商務(wù)餐飲禮儀
中式：請(qǐng)客吃飯的藝術(shù)；桌位；點(diǎn)菜；上菜順序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶
西式：桌位；餐桌禁忌；餐具；上菜次序；酒水和咖啡；自助餐

四、有效的向上溝通
1.文檔管理技巧
文檔管理的方法、原則及流程
高效名片管理-大大提升老板業(yè)務(wù)能力
如何運(yùn)用信息科技進(jìn)行客戶關(guān)系管理
高效助理秘書必備之文書管理技巧
如何成為全方位信息整合工作者
2.如何為上司與自己管理時(shí)間
80/20原理的應(yīng)用
優(yōu)先級(jí)的排定
避免秘書人員的時(shí)間管理陷阱
如何優(yōu)化上司的時(shí)間安排
3.上司出差行程管理技巧
行前安排
為上司搜集資料
制定完備行程表

五、團(tuán)隊(duì)協(xié)作與人際溝通技巧
1.成功溝通的秘訣
溝通的定義
溝通的雙向性
保證溝通成功的三原則
2.有效職場(chǎng)溝通技巧
人際風(fēng)格的類型：DISC工具導(dǎo)入
如何與上司溝通
如何與同事溝通
如何與客戶溝通
3.上司需要什么樣的秘書/助理：白骨精溝通高招
積極傾聽
同理心
正向引導(dǎo)法
贊美法

六、公文寫作
一、公文寫作基本知識(shí)
1.公文的主題
2.公文的材料
3.公文的格式和布置
4.公文寫作的表達(dá)方式
二、公文寫作試練習(xí)
1.會(huì)議紀(jì)要
2.講話稿
3.通知

七、辦公室行政管理
1.辦公室環(huán)境的管理
2.辦公室用品的管理
3．辦公室綠植的管理

八、個(gè)人時(shí)間及計(jì)劃管理
1.你的時(shí)間夠用嗎？
2.時(shí)間管理的6大法則
3.個(gè)人工作計(jì)劃的安排技巧

九、結(jié)束語
1.分享與回顧
2.行動(dòng)計(jì)劃

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